Як ефективно планувати робочий день
Тема сьогоднішнього матеріалу: як ефективно планувати свій робочий день. Щоб він був максимально продуктивний, його необхідно правильно спланувати. Для фахівців з організації трудового процесу не секрет, що робота має властивість розтягуватися на весь відпущений термін. Оскільки темп сучасного життя і без того високий, а рівень стресів зашкалює, чи варто створювати проблеми власними руками, затягуючи з виконанням доручень, а потім судорожно намагаючись надолужити згаяне?
Як почати свій день
На потрібно налаштовуватися з самого ранку. Після пробудження протягом пари хвилин думайте, що хорошого вам принесе новий день. Потім дотримуйтеся наступних правил:
- Виділіть час для спокійного сніданку.
- Скажете, що вранці не вистачає часу на те, щоб неспішно поснідати? Але це лише питання пріоритетів, адже твердо вирішивши повноцінно прийняти їжу вранці і зарядитися енергією на день, ви ввечері трохи раніше підете в ліжко.
- Беріться за справу в один і той же час. Це зовсім неважко, якщо у вас немає проблем з самодисципліною, в іншому випадку потрібно привчати себе до постійного розкладом.
- Склавши план на день, ще раз перегляньте його і переконайтеся, що вірно розставили пріоритети. Скористайтеся таким корисним способом самоорганізації, як метод АБВ-аналізу. Для цього потрібно розділити справи на 3 категорії.
1. Клас А включає в себе вкрай важливі завдання, які ви повинні виконати особисто (15% обсягу роботи).2. До класу Б відносяться справи з достатнім рівнем значущості, які ви вже можете передоручити (20%).3. Решта завдань відносяться до найменш важливого класу В.
Врахуйте, що немає необхідності суворо планувати кожен крок. Близько 40% часу потрібно відвести на випадок несподіваних ситуацій, заковик і раптово отриманих доручень.
Як з максимальною користю провести розпал робочого дня
Ви добре почали день. Тепер вам потрібно буде не загубитися у вирі справ, впоратися з непередбаченими проблемами і здійснити заплановане.
1. Приберіть зі столу все непотрібне.
2. Відсутність хаосу в навколишньому просторі допомагає ясності думки. Тримайте під рукою не більше 6 документів одночасно. По-перше, більше вам і не потрібно, а по-друге, вас не будуть долати думки про величезний обсяг невиконаної роботи.
3. Подовжуйте терміни по максимуму.
4. Отримуючи завдання, не погоджуйтеся за замовчуванням до встановлених термінів. По можливості просите їх продовжити навіть тоді, коли в принципі можете впоратися в обумовлений проміжок. Так ви найбільш органічно включите нові завдання в наявні плани, тому намагайтеся «виторгувати» час, не забуваючи про почуття міри. Не можна, щоб керівництво вважало вас скиглієм, який знаходить масу заперечень у відповідь на будь-яку вимогу.
5. Не забувайте про свої плани, почувши про нові завдання.
6. У будь-якій фірмі трапляються непередбачувані ситуації. Почувши про вознікнувшіх проблемах, які не рвіться, забувши про інших справах. Тверезо оціните рівень їх важливості, і розставте пріоритети.
7. Поставте собі обмеження на особисті розмови.
8. Після бесіди з особистих питань ви не відразу знову включаєтеся в робочий процес. Як можна рідше відволікайтеся на дзвінки рідним і будьте максимально короткі. Щоб не піддаватися спокусі і не пускатися в ґрунтовні обговорення вчорашнього матчу або побачення, поставте собі ліміт на розмову - 3-х хвилин вистачить, щоб відповісти на дзвінок з дому, а поділитися всіма подробицями ви встигнете ввечері.
9. Найбільш важливі і складні завдання повинні бути виконані в першу чергу.
10. Відпочивайте.
11. Маленька перерва зробити необхідно, але це не означає, ніби вам дозволено сидіти в соціальних мережах. Щоб відволіктися, повністю міняйте вид діяльності. Якщо ви працюєте за комп'ютером, для розслаблення коштує не заглянути на «Фейсбук», а як мінімум встати з-за столу і трохи пройтися.
Кінець - справі вінець
Чи не розслабляйтеся, побачивши, як стрілки годинника наближаються до заповітних цифр! Завершіть всі дрібні справи (наприклад, перегляд кореспонденції), підведіть підсумки, і лише після цього відправляйтеся додому з приємним усвідомленням, що день пройшов не даремно.
Відео по темі:
